Gestión de relaciones con donantes

Introducción

La gestión de donantes se refiere a procesos estandarizados y a un sistema estructurado para mantener las relaciones con los donantes actuales y potenciales. El sistema le permitirá seguir fácilmente a las personas que donan, comprender sus patrones de donación y adaptar su comunicación a sus necesidades.

Por qué

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Esta caja de herramientas es útil cuando su organización:

• desea comunicarse de forma proactiva y frecuente con los donantes.
• desea establecer y mantener relaciones con los donantes basadas en dicha comunicación.
• necesita un sistema y una base de datos para gestionar las donaciones entrantes y emitir recibos de manera profesional.
quiere gestionar las donaciones con rapidez y
• profesionalidad, siguiendo los procedimientos legales requeridos.

Qué puede esperarse

En ocho pasos le ayudaremos a diseñar un sistema de gestión de donantes para su organización. Encontrará un resumen paso a paso, herramientas, ejemplos y otros recursos para la gestión de donantes.

Paso 1: Comprender el sistema actual

• Estudie el sistema actual e identifique lo que funciona, así como las lagunas y las áreas de mejora.
• Preste atención al proceso de gestión de donaciones, al proceso de registro de donaciones, al reconocimiento de los donantes y a la comunicación con ellos.
• Trace un mapa de las áreas de mejora identificadas.

Paso 2: Establecer necesidad

• Evalúe la necesidad de un nuevo sistema de gestión de donantes junto con la dirección y los miembros del equipo implicados: ¿qué quiere de él?
• Examine el sistema actual y obtenga todos los detalles de las herramientas y procesos actuales de gestión de donantes.
• Vea este vídeo para comprender el ciclo de relaciones con los donantes y la importancia de la gestión de las relaciones con los donantes.

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Paso 3: Entender a los donantes

• Identifique los distintos tipos de donantes y cree un perfil del donante ideal/típico de cada tipo de donante. Piense en la edad, el sexo, los motivos para dar, la región, etc.
• Estudie el comportamiento y las pautas de donación de los donantes anteriores.
• Cree un perfil de los donantes históricos de la organización, de los donantes previstos y de cómo estos donantes satisfarán las necesidades de recaudación de fondos de la organización.

Paso 4: Plan de compromiso de los donantes

• Elabore un plan específico sobre cómo dirigirse a cada tipo de donante y captarlo.
• Elabore un calendario de compromiso con los donantes que incluya cómo, cuándo y qué comunicará a los donantes y cómo se gestionará el compromiso individual.
• Muestre el plan a la dirección y al equipo para que hagan sus aportaciones y lo aprueben.

Paso 5: Sistema de gestión de donantes

Cree directrices de gestión de los donantes para todo el personal implicado, describiendo detalladamente cada paso a seguir. Los pasos típicos son:

• Registrar la donación inmediatamente después de recibirla.
• Registrar la información del donante (nombre, dirección, número de contacto, número PAN para la India, importe, tipo de donación).
• Dar una respuesta rápida al donante (carta de agradecimiento, recibo 80G para la India).
• Añadir los datos de contacto a su lista de correo.
• Comunicarse de acuerdo con el plan de compromiso de los donantes (véase el paso anterior).

Paso 6: Base de datos de donantes

• Actualice o cree una base de datos asegurándose de que cumple con la capacidad y las necesidades del equipo. Puede ser un simple formato Excel u otro software si se desea.
• Transfiera toda la información existente sobre los donantes a la nueva base de datos y rellene las lagunas existentes.
• Utilice la base de datos para hacer un seguimiento de las comunicaciones, así como de los importes de las donaciones y los detalles de los donantes. Una base de datos es un componente clave del proceso de gestión de donaciones y una buena referencia de información.

Paso 7: Formación y delegación del personal

• Organice una formación para todos los miembros del personal que participan en la gestión de los donantes para presentar el sistema completo de gestión de donantes.
• Asegúrese de que todo el mundo es consciente de sus propias funciones y responsabilidades, de quién es responsable de qué y de cómo comunicar lo que se ha hecho. Esto es esencial para el buen funcionamiento del nuevo sistema.

Paso 8: Seguimiento

• Supervise periódicamente la aplicación del sistema de gestión de donantes y modifíquelo si es necesario.
• Analice a los donantes tras el primer año de aplicación: incluyendo la rotación de donantes (cuántos continúan su apoyo y cuántos han dejado de donar), el ciclo de vida, el potencial de compromiso a largo plazo y/o el voluntariado y el apoyo en especie.
• Utilice los resultados del análisis para influir en la estrategia y el enfoque de recaudación de fondos para el año siguiente.

Key To Success

• Toda la documentación debe ser sencilla y fácil de usar: tenga plantillas listas para usar.
• Las piedras angulares de una buena gestión de los donantes son la transparencia y la responsabilidad.
• Hay que desarrollar y mantener las relaciones con los (grandes) donantes.

Desafíos

• Es posible que el equipo no reconozca la importancia del seguimiento de los donantes o que considere que no hay tiempo o recursos suficientes para ello.
• Si la comunicación con los donantes ha sido hasta ahora más reactiva que proactiva, podría ser difícil cambiar la actitud del equipo.