Recaudación de promesas

Introducción

La recaudación de promesas le ayudará a movilizar a su base de simpatizantes y donantes para recaudar fondos para su organización. Está diseñado para crear una gran aceptación entre los donantes y garantizar que se alcancen los objetivos de la campaña. La recaudación de promesas es una herramienta eficaz en la recaudación de fondos cuando se cuenta con una planificación adecuada, enfoque y puntos de contacto para el desarrollo de relaciones.

Por qué

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Esta caja de herramientas es útil para una organización que:

• necesita crear apoyo de su actual base de donantes.
• necesita un plan para involucrar a los donantes locales e internacionales.
• quiere asegurarse de que cada donante esté comprometido, motivado y logre el objetivo que se ha fijado.

Qué puede esperarse

En siete pasos le guiaremos para fortalecer su campaña utilizando el poder de la captación de promesas y alimentando la pasión entre sus partidarios. Aquí encontrará una guía paso a paso, herramientas, ejemplos y otros recursos para llevar a cabo la recaudación de promesas.

Paso 1: Establecimiento de metas

• Establezca una meta SMART (eSpecífica, Medible, Alcanzable, Relevante y limitada en el Tiempo) para la recaudación de fondos junto con la dirección y/o el equipo de recaudación de fondos.
• Traduzca la meta en el número de horas que se necesitarán para alcanzar el objetivo y establezca el número medio de horas que se espera de cada recaudador de fondos.
• Tenga en cuenta que, si bien es necesario fijar el objetivo de la organización, el objetivo individual debe ser fijado por cada persona que se inscriba en la campaña.
• Vea estos dos ejemplos de campañas de recaudación de promesas para hacerse una idea de lo que podría significar la recaudación de promesas para su organización (sólo disponibles en inglés).

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Paso 2: Lista de posibles compromisarios

• Nombre a un responsable de la campaña que cree una lista de posibles compromisarios. Se da prioridad a los grupos de individuos que pueden trabajar juntos en un lugar específico para recaudar fondos. Esto ayudará a mantener la moral alta y a motivarse mutuamente.
• Asegúrese de que cuenten con una red sólida y de que estén comprometidos.

Paso 3: Caja de recaudación de promesas y calendario

• Cree los documentos para la campaña:
  • un calendario general de la campaña
  • una lista de recaudadores de promesas
  • una caja de recaudación de fondos para los recaudadores de promesas
• Cree un calendario de tareas de alto nivel con objetivos claramente definidos para la campaña y para cada recaudador de promesas.
• Cree una descripción breve de proyecto y una carta de inscripción para los recaudadores de promesas.
• Cree una caja de recaudación de fondos con herramientas fáciles de usar para ayudar al recaudador de promesas a recaudar fondos.

Paso 4: Reunión con los recaudadores de promesas

• Haga que el director de la campaña y el equipo de apoyo se pongan en contacto con los posibles captadores de promesas.
• Encuentre a la persona idónea. Elija a personas que estén comprometidas y alineadas con la misión de la organización.
• Organice una reunión conjunta, una vez que los recaudadores de promesas estén a bordo, para ayudar a establecer las expectativas y responder a cualquier pregunta.
• Establezca un plazo claro para alcanzar los objetivos fijados.
• Realice un seguimiento periódico a través de correos electrónicos/llamadas con los recaudadores de promesas.

Paso 5: Desarrollo de relaciones

• Asigne a cada miembro del equipo un número determinado de donantes que gestionar. Es el deber de cada miembro del equipo garantizar que los donantes se sientan comprometidos y reciban el apoyo oportuno.
• Deje que el equipo principal de la campaña se reúna semanal o quincenalmente para abordar cualquier problema y garantizar que se cumplan los plazos y los objetivos.
• Supervise el proceso completo con atención a los detalles, especialmente en los esfuerzos de creación de relaciones.

Paso 6: Consultas y actualizaciones

• Asegúrese de que cada recaudador de promesas reciba atención individual y se reúna con su gestor de relaciones. Siempre que sea posible, deben celebrarse reuniones de grupo. En el caso de los captadores de promesas no locales, será importante que el director de la campaña establezca un responsable del grupo que se encargue de gestionar su equipo local. La comunicación con el responsable del grupo deberá realizarse con más frecuencia que con todo el grupo.

Paso 7: Reportando

• Determine un calendario de informes antes del lanzamiento de la campaña. Este calendario requiere una comunicación tanto interna como externa.
• Proporcione actualizaciones frecuentes de la campaña junto con historias de éxito para ayudar a animar a los equipos de recaudación de promesas. Esta es una buena manera de mantener el impulso.
• Ofrezca una plataforma para que los recaudadores de promesas den su opinión de forma continua durante la campaña, pero asegure también una retroalimentación formal después de la campaña.

Key To Success

• Identifique a un grupo de personas idóneas para la recaudación de promesas, preferiblemente grupos de amigos
• Reconozca las victorias a corto plazo y anime a compartirlas con los demás.
• Después de la campaña, es imperativo reconocer cada esfuerzo individual y mantener a los donantes informados sobre el uso de los fondos

Desafíos

• Al tratarse de una iniciativa individual, mantener el impulso puede ser un reto si la duración de la campaña se extiende más allá de un período de 2-3 semanas.