Análisis de las partes interesadas

Introducción

Un análisis de las partes interesadas es una herramienta importante para identificar a las personas clave que pueden influir en el éxito de su organización y sus proyectos. Le ayuda a recopilar y analizar información cualitativa para comprender mejor sus necesidades e intereses. Identificando a esas personas y averiguando cómo gestionarlas mejor, puede marcar una gran diferencia en su organización.

Por qué

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Este conjunto de herramientas es útil para su organización cuando:

• Necesita saber quién puede influir positiva o negativamente en sus actividades.
• Desea comunicar y comprometerse mejor con las diferentes partes interesadas, como sus beneficiarios.

Qué puede esperarse

En ocho pasos, esta caja de herramientas le ayudará a identificar las estrategias y los enfoques adecuados para la comunicación y el compromiso de las partes interesadas, y cómo incluirlas en los procesos de toma de decisiones.

Paso 1: Identifique a sus partes interesadas

• El primer paso es hacer una lluvia de ideas sobre quiénes son las partes interesadas.
• Escriba en post-its los nombres de todas las posibles personas u organizaciones que podrían verse afectadas por su trabajo o que podrían influir en el trabajo de su organización.
• Si hace una lista de organizaciones, recuerde que tiene que identificar a la persona correcta dentro de la organización de las partes interesadas.

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Paso 2: Haga grupos

• Una vez que haya hecho una lista de todas las partes interesadas, coloque los post-its en la pizarra agrupando a las partes interesadas similares en categorías
• Utilice categorías como personal, responsables de la toma de decisiones, beneficiarios, socios, grupos de interés, posibles opositores, donantes, etc.
• El siguiente resumen de categorías para la participación de las partes interesadas (fuente: unitedutilities.com) también puede servirle de inspiración a la hora de crear categorías.

Paso 3: Establezca la prioridad

• Es posible que ahora tenga una larga lista de grupos de personas y organizaciones.
• Algunas de esas partes interesadas pueden tener el poder de influir directamente en su trabajo, otras pueden estar muy interesadas en lo que está haciendo, a otras puede no importarles tanto.
• Recuerda que los beneficiarios de la comunidad tienen un gran interés en su proyecto y son la clave para que tenga éxito. Nuestro consejo es que los clasifique como "alto poder, alto interés".
• Observe a cada grupo de interesados y califíquelo en función de su poder e interés utilizando una escala de valoración del 1 al 10.

Paso 4: Haga un mapa de las partes interesadas

• Basándose en la clasificación, trace un mapa de las partes interesadas en una cuadrícula, clasificándolas según su poder sobre el trabajo y su interés en el mismo.
• Coloque el nombre de cada parte interesada (o grupo) en la cuadrícula.
• Utilice este formato para crear su mapa de partes interesadas.

Paso 5: Analice sus partes interesadas

• La cuadrícula de poder/interés le ayudará a clasificar a las partes interesadas en cuatro cuadrantes.
• La posición de una parte interesada en la cuadrícula le indica la mejor manera de tratar con ella.
• Tendrá partes interesadas que deberá
  • gestionar de cerca
  • mantenerlos satisfechos
  • mantener involucrados
  • mantenerlos informados

Paso 6: Comprenda a sus partes interesadas

• Es crucial desarrollar un buen conocimiento de las partes interesadas más importantes, especialmente las que tienen un alto poder. Recuerda que sus beneficiarios también forman parte de este grupo.
• Averigüe quiénes son, por qué le apoyan, qué quieren de usted y cómo es probable que respondan, para que pueda trabajar para ganar su apoyo.
• Una buena forma de entender a sus interesados es hablar directamente con ellos y hacerles esas preguntas.

Paso 7: Elabore un plan de compromiso

• Explore la forma óptima de gestionar las relaciones con sus diferentes partes interesadas.
• Un compromiso mayor puede incluir una invitación a reuniones importantes para garantizar que se tiene en cuenta su opinión y se atienden sus necesidades y preocupaciones.
• A los de menor prioridad hay que mantenerlos informados de la evolución de la situación mediante actualizaciones periódicas por correo electrónico, informes o sesiones informativas.
• Vea este breve vídeo que resume los aspectos clave de la participación de las partes interesadas.

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Paso 8: Revisión y modificación

• Tenga en cuenta que pueden aparecer nuevas partes interesadas y que las antiguas pueden aumentar o disminuir su nivel de influencia.
• Por lo tanto, asegúrese de revisar su plan de compromiso con regularidad y de revisar si es necesario.

Key To Success

• No subestime el poder de las comunidades para las que trabaja: tienen un gran interés en su proyecto y también son clave para que tenga éxito.
• Incluya a sus partes interesadas más poderosas en todas las decisiones clave.
• El análisis de las partes interesadas es un proceso continuo porque éstas y sus intereses pueden cambiar con el tiempo.

Desafíos

• La comprensión de las partes interesadas suele basarse en suposiciones porque la organización es reacia a contactar directamente con ellas para preguntarles por qué las apoyan y cuáles son sus expectativas.