Programa de voluntariado

Introducción

Con la incorporación de personas cualificadas y motivadas para ayudar en las operaciones diarias, las organizaciones pueden superar sus limitaciones de recursos y ser así más eficientes.

Por qué

"; Esta caja de herramientas le resultará útil cuando su organización:

• necesita personas cualificadas a bajo (o ningún) coste.
• quiere poner en marcha un sólido programa de voluntariado para complementar el trabajo de la organización y sus empleados remunerados.

Qué puede esperarse

En ocho pasos, esta guía le ayudará a crear un programa para atraer y retener a voluntarios dedicados y de alta calidad. Aquí encontrará una guía paso a paso, herramientas, ejemplos y otros recursos para desarrollar un programa de voluntariado.

Paso 1: Establecer necesidad

• Identifique lo que la organización pretende obtener de un programa de voluntariado y qué tipos de habilidades quiere contratar.
• Establezca la cantidad de personal que puede comprometerse en la orientación, la retroalimentación y el apoyo a cada voluntario.
• Redacte descripciones de trabajo claramente definidas para cada puesto en las que se describa lo que el trabajo requerirá en términos de habilidades, experiencia y resultados y lo que el voluntario aprenderá.

Vea este vídeo para aprender sobre los beneficios de tener un programa de voluntariado (sólo disponible en inglés)

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Paso 2: Reclutamiento

• Identifique formas de encontrar voluntarios. Esto puede incluir: utilizar sus redes, publicar en sitios web, crear relaciones con universidades y colegios con programas relevantes para la organización, acercarse a grupos en la comunidad (grupos de expatriados, clubes rotatorios) y crear relaciones con empresas con programas de voluntariado para empleados.

Vea este vídeo de Antonio Montoya para saber más sobre el reclutamiento de voluntarios.

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Paso 3: Aplicaciones

• Decida cómo las personas interesadas pueden aplicar y haga que este proceso sea lo más automatizado posible.
• Establezca los parámetros de la información que desea obtener de estas aplicaciones, como las cualificaciones, las habilidades, lo que un voluntario quiere obtener de la experiencia, etc.

Paso 4: Entrevistas

• Establezca un proceso de entrevistas y decida cuántas rondas de entrevistas quiere realizar. También puede incluir una ronda de tareas para evaluar el nivel de conocimientos de los candidatos.
• Establezca los parámetros de las entrevistas, como la experiencia, las habilidades y las capacidades, y decida cómo formulará estas preguntas para obtener respuestas significativas.

Vea este vídeo para inspirarse en las preguntas de la entrevista:
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Paso 5: Aceptación y pre-llegada

• Organice un kit de orientación previo a la llegada que consistirá en documentos como información sobre el país y la ciudad (si procede), expectativas, etc.
• Elabore una lista de verificación sobre lo que hay que preparar y tenga todos los documentos listos.
• Para los voluntarios internacionales hay cosas que deben estar listas al menos dos semanas antes de la llegada, como el visado, el alojamiento, el teléfono y la tarjeta SIM, la información de llegada, etc.

Paso 6: Orientación

• Establezca un proceso de orientación, que suele extenderse durante una o dos semanas.
• Cree una lista de verificación para la orientación, que puede adaptarse a cada puesto de voluntario.
• Prepare documentos y plantillas para la orientación, como un powerpoint sobre la organización, la descripción del puesto, etc.
• Planifique reuniones con el supervisor y visitas al lugar de trabajo.
• Comparta información similar a la que compartiría al iniciar a un nuevo empleado: explique las normas de la oficina, las fuentes de información, los inicios de sesión, etc.

Paso 7: Apoyo

• Garantice que el voluntario recibe el apoyo adecuado (profesionalmente y, para los voluntarios que están fuera de casa, personalmente) durante su estancia en la organización. Esto debe hacerse a través de una retroalimentación regular, reuniones periódicas entre el voluntario y el supervisor, reuniones semanales del personal voluntario, formaciones y talleres, y aprovechando las oportunidades para mostrar aprecio.
• Organice actividades sociales externas en las que todos los compañeros de equipo puedan conocerse mejor.

Paso 8: Salida y compromiso

• Cree una entrevista de salida cuando un voluntario haya completado su período con la organización para obtener información sobre cómo ha ido el voluntariado y qué se puede mejorar. Esta es una gran oportunidad para establecer cómo puede mantener a los voluntarios involucrados a largo plazo, como ex alumnos, como referencia para su programa, como posible agente de recaudación de fondos y, en general, como una persona confiable en su red más amplia.

Key To Success

• Garantice que haya descripciones de trabajo claramente definidas para cada puesto y que se adapten a cada voluntario entrante.
• Asegúrese de que existe un equilibrio entre la profesionalidad y el trabajo con la diversión y la energía. Esto también ayuda a que los voluntarios se sientan parte del equipo y de la organización.
• Incluya a los voluntarios en la medida de lo posible en todo lo que hace la organización.

Desafíos

• Establecer un programa de voluntariado sólido implica mucha investigación y experimentación. El inicio de un nuevo programa de voluntariado implica mucho aprendizaje por ensayo y error.