Budgétisation annuelle

Introduction

La budgétisation annuelle désigne les différentes activités visant à préparer un budget pour l'année à venir, qui prévoit les revenus et les dépenses futurs. Cela vous aidera à déterminer à l'avance si vous aurez assez d'argent pour faire les choses que vous aimeriez faire et combien de fonds supplémentaires vous devez réunir.

Pourquoi

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Cette boîte à outils est utile lorsque votre organisation :

• a besoin de savoir de combien d'argent elle aura besoin pour faire ce qu'elle a prévu.
• a besoin de planifier, développer et utiliser les budgets de manière efficace.
• a besoin d'accroître sa capacité à gérer efficacement ses finances.

La finalité

En huit étapes, cette boîte à outils vous aidera à inclure les parties prenantes nécessaires, à utiliser les bons formats et à créer un produit final de haute qualité. Vous trouverez ici un guide étape par étape, des outils, des exemples et d'autres ressources pour créer un budget annuel.

Étape 1: Définir portée

• Discutez et comprenez la portée du budget avec la direction : s'agit-il d'un budget de fonctionnement, d'un budget de programme ou d'une projection sur trois à cinq ans ? La portée du projet doit être basée sur le stade de vie de l'organisation et tenir compte des ressources disponibles.
• Cette vidéo vous aide à décomposer le processus de budgétisation annuelle en étapes digestes :

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Étape 2: Identification du propriétaire

• Nommez un membre du personnel comme propriétaire du budget. Cette personne connaîtra tous les détails et sera en mesure de répondre aux questions des autres collègues.
• Constituez une petite équipe de conseillers/consultants compétents en matière de comptabilité et de finances et qui soutiendront le propriétaire dans sa fonction.

Étape 3: Référence au plan d'opération

• Définissez les objectifs annuels de l'organisation, avant de créer un budget pour l'année à venir.
• Discutez des stratégies et de la manière dont vous allez atteindre ces objectifs
• Créez un plan de mise en œuvre annuel détaillé, envisagez toutes les ressources nécessaires et calculez leurs coûts. Consultez la boîte à outils Annual Implementation Plan (seulement disponible en anglais) si vous avez besoin d'aide supplémentaire.

Étape 4: Estimation des catégories de coûts

• Prenez suffisamment de temps, lorsque vous calculez le coût d'une ressource, pour faire des recherches et vous informer sur les tarifs du marché, etc. Les coûts se répartissent généralement dans les catégories suivantes:
  • coûts du programme
  • coûts d'administration
  • coûts du personnel
  • coûts du capital

Étape 5: Drafting Budget

• Développez un format de budget dans une feuille de calcul Excel. Vous pouvez utiliser l'outil Modèle de Budget.
• Incluez à la fois les revenus et les dépenses dans votre budget.
• Indiquez les montants que vous avez estimés pour chaque poste du budget.
• Faites en sorte que le budget soit détaillé mais simple ; une personne extérieure doit pouvoir comprendre votre budget.

Étape 6: Finaliser le budget

• Obtenez les réactions du ou des responsables et du conseil d'administration, une fois le premier projet créé.
• Obtenez leurs réactions et apportez des modifications si nécessaire.
• Faites vérifier le budget par une autre personne, interne ou externe, pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs dans les chiffres ou les formules.
• Conservez une copie principale de votre budget "gelée" ou en lecture seule afin que personne ne puisse modifier accidentellement les formules, etc.

Étape 7: Suivi mensuel

• Investissez suffisamment de temps pour vérifier soigneusement vos dépenses par rapport à votre budget chaque mois.
• Analysez les recettes et les dépenses prévues et identifiez immédiatement les déficits afin d'établir des plans pour les combler.
• Vérifiez le montant dépensé chaque mois par rapport au montant autorisé pour chaque mois.

Étape 8: Suivi

• Analysez votre budget par rapport à vos réalisations, vers la fin de l'année.
• Analysez où vous avez surestimé ou sous-estimé les coûts et pourquoi. Ces enseignements vous aideront à planifier le budget de l'année suivante.

Clé de réussite

• La première fois, il s'agit simplement de dresser la liste des coûts approximatifs, des personnes et des autres ressources. Sachez qu'elle sera basée sur des hypothèses, l'année suivante vos chiffres seront plus fiables et seront basés sur les expériences de l'année précédente.
• Les estimations sont des suppositions éclairées, pas de simples suppositions. Faites vos devoirs, demandez des devis, téléphonez pour obtenir un coût probable.
• Get feedback on your budget - has everything that is required been included?

Défis

• L'organisation peut avoir une expérience limitée de la budgétisation et ne pas savoir par où commencer et quel cadre utiliser.