Conseil d'administration

Introduction

Un conseil d'administration, souvent appelé conseil de surveillance ou conseil de direction, est une entité légalement obligatoire composée de membres élus ou nommés qui supervisent conjointement les activités d'une organisation. La structure d'un conseil d'administration détermine la façon dont il est organisé et les rôles et devoirs de ses membres.

Pourquoi

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Cette boîte à outils vous sera utile lorsque votre organisation:

• est en phase initiale et n'a pas de rôles et de fonctions bien définis pour les membres du conseil d'administration.
• dispose d'une structure de base mais souhaite la revoir et l'améliorer, créer des comités ou élargir le conseil d'administration.
• souhaite améliorer le fonctionnement du conseil d'administration, la communication et les rapports entre les membres du conseil d'administration et entre le conseil d'administration et le personnel.

La finalité

En sept étapes, cette boîte à outils vous aide à maximiser l'impact de votre conseil d'administration en le structurant de manière stratégique. Vous y trouverez un guide étape par étape, des outils, des exemples et d'autres ressources pour créer une structure de conseil.

Étape 1: Établir besoin

• Discutez avec les dirigeants et le personnel clé (par exemple, le responsable des ressources humaines) de l'importance et de l'opportunité d'une restructuration du conseil d'administration afin de garantir la solidité et le bon fonctionnement du conseil.
• Demandez aux dirigeants de parler au conseil d'administration et d'obtenir l'adhésion de tous ses membres. Le président, le secrétaire ou tout membre actif du conseil est choisi pour devenir le champion du processus de restructuration du conseil.

Regardez cette courte vidéo pour avoir une idée générale de la structure, des rôles et des responsabilités du conseil d'administration:

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Étape 2: Étude de la structure actuelle du conseil d'administration

• Analysez la structure actuelle, les rôles et les responsabilités des membres du conseil d'administration et identifiez les lacunes et les problèmes critiques qui doivent être résolus.

Étape 3: Questionnaire d'auto-évaluation

• Créez un questionnaire d'auto-évaluation qui doit couvrir la performance et la clarté de :
  
  
• Faites approuver le questionnaire par les responsables de l'organisation et le champion du processus.
• Veillez à ce que tous les membres du conseil remplissent le questionnaire et l'enquête sur les étapes de vie afin de déterminer l'étape de vie actuelle du conseil.

Étape 4: Analyse des réponses

• Analysez les réponses. La phase de vie du conseil, le type de conseil et ses forces, défis et besoins sont identifiés.
• Mettez en correspondance les compétences des membres du conseil avec les exigences de l'organisation.

Étape 5: Formulation de la future structure du conseil

• Demandez aux dirigeants, au personnel clé et au champion du conseil de formuler des recommandations pour améliorer la structure du conseil et créer de nouveaux postes, comités et rôles. Les postes obligatoires du conseil sont le président et le trésorier. Le secrétaire peut être un membre du conseil ou un membre du personnel.
• Le champion du conseil d'administration présente la nouvelle structure au conseil pour approbation.

Étape 6: Créer les documents

• Dessinez la future structure du cons
• Énumérez et décrivez les rôles du président, du secrétaire du conseil et du trésorier, ainsi que les rôles des comités.
• Définissez les différences entre gérer et gouverner et délimitez clairement les responsabilités du conseil d'administration et de l'équipe de direction de l'organisation.
• Faites approuver les documents par le conseil d'administration.

Étape 7: Rôles et recruitment

• Demandez aux dirigeants et au conseil d'identifier les membres du conseil aptes à occuper différents postes, les nouveaux postes qui doivent être identifiés et les nouveaux comités à former.
• Demandez aux dirigeants et à l'employé des ressources humaines de créer un plan d'action pour le recrutement si des postes vacants ont été identifiés.

Étape 8: Suivi

• Veillez à ce que chaque membre comprenne bien son rôle et ses responsabilités.
• Organisez une séance d'orientation pour les membres actuels et nouveaux du conseil.

Key To Success

• Interrogez les membres du conseil d'administration pour comprendre la structure actuelle et leurs rôles et responsabilités.
• Faites en sorte que le processus de mise en place d'une nouvelle structure soit consultatif et impliquez autant que possible les dirigeants et les membres du conseil d'administration pour qu'ils se l'approprient.
• Veillez à ce que les lacunes en matière de compétences/domaines de soutien mises en évidence par l'audit du conseil soient comblées.

Défis

• Le conseil existant est peut-être trop petit pour avoir une structure formelle.
• Les membres existants peuvent être inactifs ou incapables de fournir les informations requises ou de s'acquitter efficacement des responsabilités qui leur sont confiées.