Carte Communautaire de Performance

Phase 4 : Réunion d’interface et plan d’action réunion d’interface :

Activité 1 Animer la réunion d’interface

Lorsque toutes les étapes précédentes sont accomplies, on obtient une note des utilisateurs du service et une note des prestataires dudit service. La réunion d’interface est l’endroit où utilisateurs et prestataires de service vont partager et discuter leurs tableaux de synthèse (cartes de performances), les notes attribuées, et les raisons pour lesquelles ces notes ont été attribuées. La réunion d’interface est aussi l’endroit où un plan d’action conjoint sera développé.

La réunion d’interface réunit les utilisateurs de services, les prestataires de service, et les autres parties intéressées par le service. Il est important que les décideurs (chefs coutumiers, responsables de groupe villageois, autorités du district, autorités ministérielles, leaders politiques locaux) soient présents pour garantir un retour d’information direct sur les problèmes soulevés par les 2 CCP et éventuellement une prise de décision en rapport avec certains problèmes et le plan d’action des actions d’amélioration.

CONSEILS ISSUS DE L’EXPÉRIENCE POUR GERER LA REUNION D’INTERFACE :

La réunion d’interface peut donner lieu à des confrontations si elle n’est pas méticuleusement et

Correctement gérée. Il est important qu’un animateur compétent, avec des aptitudes de négociation et une

Forte personnalité, soit en charge de la conduite de la réunion. Assurez-vous que les utilisateurs du service ainsi que les

Prestataires sont bien préparés pour la réunion et comprennent son but. Évitez les confrontations personnelles.

Activité  2 : Commencer la réunion d’interface

2.1 Ouvrez la réunion et souhaitez la bienvenue à tout le monde.

2.2 Expliquez l’objectif et la durée approximative de la réunion.

2.3 Expliquez la méthodologie – il s’agira d’un dialogue participatif entre utilisateurs de services et prestataires. Voir les conseils issus de l’expérience pour les points importants à souligner au début de la réunion.

2.4 Demandez aux représentants de la communauté de présenter leurs notes (CCP) consolidées pour la zone d’intervention. Les présentations doivent inclure des recommandations d’améliorations là où il y a les notes les plus basses et des suggestions sur la façon de maintenir les meilleures notes.

2.5 Ensuite, les prestataires de service vont présenter leurs notes (CCP) et leurs suggestions d’améliorations et/ou de maintien de la qualité pour ce qui marche bien. Les prestataires vont également présenter leurs recommandations d’améliorations pour les problèmes soulevés par les utilisateurs des services.

2.6 À ce stade, encouragez un dialogue (discussion) ouvert et participatif – et des questions de clarification.

Donnez à chaque partie le temps nécessaire pour répondre aux questions et interroger l’autre sur sa CCP. À partir de cette discussion, identifiez les questions urgentes à résoudre et établissez des priorités dans les actions pour le changement.

CONSEILS ISSUS DE L’EXPÉRIENCE POUR EXAMINER LES RECOMMANDATIONS :

SOYEZ RÉALISTE : La communauté doit être encouragée à penser en termes de « services », et à ne pas formuler de demandes irréalistes envers les prestataires de service.

SOYEZ RESPONSABLE ET REDEVABLE : Les prestataires de service, particulièrement le gouvernement, ont une responsabilité constitutionnelle de prodiguer des services d’une manière qui est respectueuse des utilisateurs et qui favorise un accès égal à tous. De la même manière, les communautés ont des responsabilités en plus de leurs droits et elles doivent les assumer et être redevables.

Activité  3 : Développer le plan d’action conjoint

3.1 Après la discussion, laissez les participants décider ensemble de l’ordre dans lequel les indicateurs/problèmes doivent être abordés et notez-les par ordre de priorité sur une nouvelle feuille, accompagnés de suggestions d’amélioration. N’oubliez pas d’être réaliste à propos des suggestions d’amélioration. Qu’est-ce qui est possible et réaliste ? Qu’est-ce qui peut se faire à court terme et qu’est-ce qui est possible à long terme ?

3.2 Regroupez les priorités similaires et mettez-vous d’accord sur un thème global ou un nom/titre.

3.3 Discutez chaque thème prioritaire et notez les résultats dans le tableau de synthèse (voir exemple ci-dessous).

Il est suggéré de développer le plan d’action sur une durée de 6 mois (minimum) à 1 an (maximum) pour un bon suivi et évaluation.

TABLEAU DE PLANIFICATION (À AFFICHER SUR UN TABLEAU POUR QUE TOUT LE MONDE PUISSE LE VOIR) :

Thèmes prioritaires (Lister chaque problème)	Action (Activités nécessaires pour répondre aux problèmes)	Qui la dirigera ? (Nom & institution)	Avec qui ? (Nom & institution)	Quand cela doit-il être fait ? (Soyez réaliste)	Ressources (ce qui est nécessaire pour réaliser l’action)	Notes
Propreté du centre de santé	- plus de personnel- la communauté doit utiliser les poubelles	- Représentant officiel du district- Comité du centre de santé	- Clinicien du centre de santé- Technicien de surfaces du centre de santé	1er août 20071er juin 2007
Ponctualité du personnel	- le personnel doit respecter les horaires	Clinicien du centre de santé	Comité du centre de santé	2 mars 2007	Rien
Attitude du personnel face aux clients	- le personnel doit comprendre les soucis des clients	Infirmière	Comité du centre de santé

Monter un plan de mobilisation des ressources du plan d’action

```html

Besoins du plan d’action	Fonds nécessaires	Activité de mobilisation des ressources	Détails des ressources nécessaires	Type de dons			Groupes de bailleurs	Responsable	Délais
				Espèce	Nature	Bénévolat
Achat de lit pour malades	850000	-Lettre de demande de fonds - organisation d’une manifestation	Lit en fer-matelas orthopédique	X	X		EBOMAF CORIS	Salif	Mai à juillet 2024
Fil de liage	5500		Matériaux: à 2750 Ksh le rouleau	X

```