Gestion de la Trésorerie

Introduction

Les systèmes de gestion financière deviendront de plus en plus robustes à mesure que vous vous développerez. Ce projet vous donne un aperçu de ces systèmes et de la manière dont vous pouvez commencer à réfléchir à vos besoins en matière de gestion financière.

Pourquoi

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Cette boîte à outils est utile lorsque:

• L'organisation doit gérer les finances d'une manière efficace et transparente.
• L'organisation doit traiter les documents financiers tels que les budgets, les déclarations de revenus et de dépenses, etc. de manière professionnelle.

La finalité

Nous vous présentons un guide étape par étape de la gestion financière. La gestion financière comprend l'enregistrement de toutes les transactions financières, le suivi et le contrôle des revenus et des dépenses, la satisfaction des exigences légales et l'établissement de rapports précis et opportuns à l'intention des donateurs et autres. Elle nécessite d'analyser les performances financières, d'identifier les moyens d'utiliser efficacement les ressources et de trouver des moyens créatifs d'utiliser les ressources afin de générer des ressources supplémentaires.

Étape 1: Établir besoin

• Avant de commencer à travailler sur la gestion financière, il faut bien comprendre toutes ses composantes : Budgétisation, flux de trésorerie, services, suivi, contrôles financiers et rapports financiers. Cette boîte à outils vous y aidera certainement!
• Pour mettre en place ou améliorer ces systèmes, il faut un accès ouvert à toutes les informations financières, de manière transparente. Travaillez en étroite collaboration avec tout le personnel impliqué pour faciliter cela.

Cette vidéo vous explique comment construire un tableau de flux de trésorerie:

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Étape 2: Attribution des responsabilités

• Comprenez clairement qui s'occupe actuellement des finances. Dans une petite organisation, il peut s'agir uniquement du dirigeant ; dans une structure plus importante, il peut y avoir une équipe financière et administrative.
• S'il n'est pas clair qui s'occupe des finances, ou si le dirigeant n'est pas en mesure de le faire seul, il sera utile d'employer un responsable financier.

Étape 3: Material Collection

• Travaillez avec la direction ou le responsable financier pour avoir accès aux documents financiers actuels, aux rapports, etc. et comprenez toutes les pratiques, même si elles sont très simples.
• Il est important de comprendre leur façon actuelle de gérer les finances, afin de s'en inspirer.
• Rassemblez et étudiez tous les documents, analysez les systèmes et les processus et identifiez les forces et les faiblesses.

Cette vidéo de l'Université du Ghana (en anglais) vous aidera à lire les états des revenus et des dépenses, et à identifier les forces et les faiblesses financières :

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Étape 4: Évaluation

Travaillez avec toutes les personnes qui s'occupent des finances afin d'évaluer plus précisément la manière dont la gestion financière est traitée et perçue, par exemple:

• Disposez-vous d'un système financier qui fournit des informations adéquates sur vos revenus et vos dépenses ?
• Recueillez-vous les données dont vous avez vraiment besoin ou sont-elles excessives?
• Vos rapports financiers sont-ils précis, clairs, complets et opportuns?
• Disposez-vous d'un budget organisationnel intégré ?
• Etc.

Étape 5: Évaluation

• Après avoir étudié les documents existants et mené des entretiens ou des discussions, répertoriez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
• Examinez très attentivement les informations que vous avez recueillies et identifiez les lacunes ou les goulets d'étranglement.
• Une analyse FFOM peut être utile pour analyser la gestion financière actuelle.
• Rédigez un rapport d'évaluation qui sera partagé avec la direction et le personnel financier.
• Suggérez des améliorations pour renforcer les systèmes et processus actuels.

Étape 6: Formation

• Améliorez les systèmes et processus faibles.
• Une fois que vous avez mis en place des pratiques financières saines, il est important de partager vos connaissances et de former le personnel.
• Chacun doit contribuer à garantir des pratiques financières transparentes et efficaces.

Clé de réussite

• Une personne ne doit jamais être responsable de tous les aspects d'une transaction financière, la répartition des tâches est essentielle.
• Chaque membre du personnel doit comprendre les contrôles internes, les politiques et les procédures de l'organisation.
• Réfléchissez de manière créative à la façon de faire plus avec moins!
• Évitez de dépendre d'un seul donateur ou d'une seule source de financement.
• Générer des revenus est un avantage et rend votre gestion financière plus stable. C'est une étape importante vers la durabilité.

Défis

• Les sources de revenus peuvent être irrégulières.
• Les dons sont souvent des fonds restreints.