Gestión de cambio

Introducción

La gestión de cambio consiste en reajustar la organización de forma reflexiva y cuidadosa para adaptarla a los deseos de los beneficiarios, las nuevas tecnologías, los cambios en el sector, las nuevas políticas gubernamentales, los cambios en los mercados de los donantes, etc.

Por qué

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La caja de herramientas Gestión de cambio puede serle útil cuando hay

• la introducción de una nueva política gubernamental
• un cambio en el mercado de la financiación
• un cambio en las necesidades de los beneficiarios
• una nueva tecnología relevante

Qué puede esperarse

En nueve pasos, le ayudamos a conseguir que su equipo esté a bordo, a trazar claramente qué y cómo se van a realizar los cambios, y a asegurarse de que los cambios propuestos se apliquen. Aquí encontrará una guía paso a paso, herramientas, ejemplos y otros recursos para gestionar el cambio.

Paso 1: Identifique la necesidad del cambio

• Piense en qué cambios de su sector son los más relevantes y cómo afectan a la organización.
• Tenga una idea general de lo que se necesita en su organización para adaptarse a estos cambios.

La dificultad de la gestión del cambio y la necesidad de examinar tanto los aspectos formales (por ejemplo, la estructura de la organización) como la cultura de la organización (cómo piensan, actúan y sienten las personas) se explican claramente en el siguiente vídeo.
 
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Paso 2: Forme un equipo de gestión del cambio

• Forme un equipo de gestión del cambio. El grupo debería estar formado por directivos de toda la organización, miembros del personal de confianza e influyentes (las "fuerzas especiales" del vídeo de la página anterior), personas que trabajan en la "primera línea" y beneficiarios.
• Recopile información sobre los cambios que se producen en el sector al que se dedica: demandas de sus beneficiarios, nuevas tecnologías, cambios en los flujos de ingresos, nuevas normativas gubernamentales, etc.
• Analice cómo afecta esto a su trabajo como organización.
• Piense en cómo puede implicar a su equipo en los pasos del camino. Cuanto más los involucre, menos temible será el cambio.

Paso 3: Cree la urgencia del cambio

• Cuestione la eficacia de la estrategia que está utilizando ahora mismo para alcanzar sus objetivos. ¿Qué ocurre si NO cambia? ¿Cuál es la urgencia del cambio?
• Esta es la base de su gestión de cambio: reajustar la organización de forma reflexiva y cuidadosa en función de la estrategia necesaria para alcanzar su objetivo.

Vea este excelente vídeo de Changeactivation en el que se explican estos pasos. También le prepara para los siguientes pasos: cómo apoyar a su personal en la aplicación de los cambios necesarios.

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Paso 4: Establezca la visión del cambio

• Cree una estrategia de cambio global para la organización y preséntela al comité de cambio.
• Edite, perfeccione y elabore una estrategia hasta que su estrategia se alinee con sus objetivos finales.
• Describa esta visión en un documento de estrategia. Su estrategia o visión del cambio es significativamente diferente de la visión de la organización. Tendrá un marco temporal establecido y describirá cómo medir el resultado deseado, mediante el cual sabrá cuándo se ha producido el cambio. La visión debe ser fácil de entender y comunicar a todas las partes implicadas.
• Elabore un discurso de ascensor o un vídeo fácil para su visión del cambio.

El siguiente vídeo sólo está disponible en inglés:

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Paso 5: Comunique sus razones para el cambio

• Cree un mensaje convincente en el que se describa:
  • los cambios del mercado
  • el escenario del statu quo: ¿qué pasa si NO se cambia?
  • la visión de la organización después del cambio
• Comunique todos los mensajes de cambio de forma coherente en toda la organización: todos los correos electrónicos, discursos, boletines informativos, etcétera, deben presentar la misma imagen.
• Siga explicando las razones del cambio. No todo el mundo escuchará, recordará y creerá la primera vez. Repita sus razones una y otra vez.

Paso 6: Minimice la incertidumbre

• Sea lo más transparente posible sobre los cambios que se avecinan
• Cuando hay un vacío de información, la gente suele suponer lo peor.
• Así que repita una y otra vez sus razones para el cambio.
• Recuerde: el cambio da menos miedo cuando usted está en el asiento del conductor. Así que involucre a su equipo todo lo que pueda.

Paso 7: Celebre los éxitos

• Cree acciones o proyectos que tengan un éxito fácil y evidente para reconfirmar la validez de la nueva visión.
• Celebre estos éxitos; haga partícipe a su personal de estas victorias
• Siga celebrando todos los hitos en el camino hacia su objetivo

Paso 8: Repita sus razones para el cambio desde todos los ángulos

Vea este excelente vídeo que explica por qué a la gente le resulta tan difícil cambiar. Para promover el cambio, debe comunicar sobre:

• las ventajas del cambio (el punto de oro)
• las desventajas o riesgos del cambio (las muletas)
• las ventajas de no cambiar (la sirena)
• los riesgos/desventajas de no cambiar (los cocodrilos)

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Paso 9: Institucionalice el cambio

• Cree nuevos sistemas y procesos en toda la organización para adoptar el cambio que se ha producido. Esto puede incluir:
  • la revisión de los procesos de evaluación y revisión.
  • la modificación de los procesos de orientación para el nuevo personal.
  • la modificación de las políticas de contratación.
  • cambios en los procedimientos operativos estándar (POE).
• Además, no olvide comunicar los cambios dentro de su organización también al exterior. Trabaje con su equipo de comunicación para asegurarse de que la comunicación externa se alinea con la interna.

Key To Success

• Cuando la urgencia de un cambio es ampliamente sentida, es más fácil aplicar el cambio.
• Una comunicación clara, constante y coherente que repita las razones del cambio. Minimizar la incertidumbre.
• Celebrar todos los pasos para alcanzar el objetivo

Desafíos

• Si el equipo de gestión del cambio no es lo suficientemente potente, será difícil aplicar un cambio y conseguir el apoyo del personal y de la dirección.
• Aplicar el cambio de arriba abajo suele ser ineficaz. Es necesario implicar al equipo.