Rapport annuel

Introduction

Un rapport annuel est un rapport complet sur les activités et l'impact d'une organisation au cours de l'année précédente. Il est destiné à partager les réalisations et les résultats financiers de l'organisation avec les parties prenantes, les bénéficiaires, les bailleurs de fonds et les autres personnes intéressées.

Pourquoi

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Cette boîte à outils est intéressante pour votre organisation lorsqu'elle

• doit publier les résultats obtenus au cours de l'année.
• veut faire preuve de transparence en termes de rapports financiers et autres mesures de responsabilisation.
• a besoin d'un outil de marketing complet afin de diffuser son message à un public plus large et de gagner des partisans et des bailleurs de fonds.

La finalité

En huit étapes, nous vous guiderons dans l'élaboration du rapport annuel. Vous trouverez ici un guide étape par étape, des outils, des exemples et d'autres ressources pour la création de ce rapport.

Étape 1: Établir le Besoin

• Convenez avec les dirigeants de l'organisation des raisons pour lesquelles il est important d'avoir un rapport annuel.
• Définir les objectifs du rapport annuel: Pourquoi est-il publié? Pour qui? Quel sera le message principal? Qu'est-ce qui sera réalisé
• Décidez qui sera la ou les personnes principalement responsables de la conception, de la rédaction du contenu et de la collecte d'informations pour le rapport annuel.

Regardez cette vidéo (en anglais) pour vous inspirer de la conception et du contenu de votre rapport annuel:

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Et voici le lien vers de nombreux conseils et exemples en français:

[downloadbutton type="url" size="" url="https://fr.venngage.com/blog/modeles-rapports-annuels/ "]conseils et exemples en français[/downloadbutton]

Étape 2: Comprendre

• Faites des recherches sur l'organisation si vous êtes nouveau dans l'organisation ou si vous ne travaillez pas pour l'organisation. Parlez au personnel pour savoir ce que l’organisation fait, sa vision, sa mission et ses objectifs, les programmes qu'elle mène et tout changement majeur récent.
• Référez-vous à un rapport précédent si vous en avez un. Étudiez ce rapport ainsi que d'autres documents de marketing tels que des brochures, documents d’une page et le site web de l'organisation. Ce questionnaire vous aide à évaluer le rapport annuel actuel et à élaborer un plan pour améliorer la qualité de la prochaine édition du rapport annuel de votre organisation.

Étape 3: Créer un Cadre

• Faites référence à l’image de marque existante de l'organisation et discutez de l'aspect du rapport annuel en termes de contenu et de conception.
• En fonction des objectifs du rapport, créez un plan ou un cadre de base pour le contenu souhaité.
• Discutez de la conception et décidez si le rapport sera créé en interne ou par un graphiste externe, et s'il sera imprimé ou s'il s'agira uniquement d'un rapport annuel électronique.

Étape 4: Collecter des Matériaux

• Commencez à collecter du matériel basé sur le cadre, en vous concentrant sur les réalisations et les résultats de l'année écoulée.
• Discutez avec les dirigeants à qui accéder pour obtenir des informations, qui tient les états financiers, qui est en charge de quel programme, quels bénéficiaires pourraient être contactés pour des histoires de réussite, etc.
• Recueilliez des citations de plusieurs parties prenantes (personnel, bénéficiaires, fiduciaires).

Étape 5: Rédiger et Concevoir

• Rédigez le contenu du rapport annuel en consultation avec les dirigeants de l'organisation.
• Préparez une ébauche du contenu du rapport annuel ainsi qu'un format de présentation. Certaines organisations peuvent employer un graphiste à ce stade. Dans ce cas, rencontrez le graphiste et discutez avec lui du format de conception souhaité. Il peut être utile de fournir au graphiste une brève description des couleurs, des polices et du style général souhaité.

Étape 6: Revue

• Partagez la première ébauche complète avec les dirigeants de l'organisation et/ou l'équipe de communication.
• Apportez des modifications en fonction des commentaires (cette étape peut devoir être répétée plusieurs fois).
• Remettez le rapport à plusieurs personnes soucieuses des détails pour une relecture et des commentaires.
• Intégrez le contenu à la conception finale (ou partagez le contenu avec le graphiste) et envoyez le rapport global au responsable pour approbation finale.

Étape 7: Approuver et Publier

• Présentez le rapport final pour approbation finale, d'abord aux dirigeants, puis au conseil d'administration.
• Partagez le rapport final avec le personnel de l'organisation, puis publiez-le (sur le site web, en version imprimée ou par e-mail au format PDF) à l'intention des autres parties prenantes et du grand public.
• Référez au rapport annuel pour des fins de marketing et de collecte de fonds.

Étape 8: Obtenir des Commentaires

• Demandez au personnel et/ou aux parties prenantes de vous faire part de leurs commentaires. Cela peut se faire par le biais de conversations informelles ou d'un formulaire de retour d'information. Ce retour d'information vous aidera à améliorer le prochain rapport annuel et à l'adapter aux besoins de votre public.
• Ce questionnaire a également été utilisé à l'étape 2, mais il est tout aussi précieux pour demander ou donner un retour d'information. Le voici donc à nouveau.

Clé de réussite

• Les dirigeants de l'organisation doivent être impliqués à chaque étape, de la collecte des informations à la discussion sur le contenu et la conception.
• Incluez des éléments visuels tels que des photos haute résolution et des graphiques pour en faire un outil de marketing attrayant pour favoriser des activités de collecte de fonds. Gardez le langage clair, concis et facile à lire.
• Il est important que le rapport soit relu par plusieurs personnes afin de s'assurer qu'il ne contient aucune erreur.

Défis

• Les informations nécessaires pour le rapport annuel peuvent être difficiles à rassembler, surtout si elles proviennent de plusieurs sources. Certains documents ou contenus peuvent ne pas être disponibles et doivent être créés.