Une fois la notation terminée, rassemblez le groupe « communauté » au complet et remerciez à nouveau tous les participants pour leur temps et leurs contributions. Sélectionnez 2 ou 3 représentants par groupe parmi ceux qui ont fait preuve de dynamisme et qui peuvent représenter les opinions de leur groupe. Convenez avec les représentants sélectionnés d’un jour et d’une heure pour une rencontre afin de consolider les notations faites par le village ou la zone. N’oubliez pas de respecter la parité hommes femmes.
Informez la communauté qu’après avoir conjointement analysé la notation d’appréciation des services, les prestataires de service vont à leur tour noter séparément les services qu’ils fournissent. Mentionnez aussi qu’après le développement des cartes de performances séparées se tiendra une réunion conjointe où les utilisateurs et les prestataires vont présenter et discuter ensemble les résultats de leur CCP. Cette réunion conjointe est appelée « réunion d’interface ». Les animateurs doivent informer la communauté de la date et de l’heure de cette réunion car elle aura d’ores et déjà été planifiée et le rendez-vous aura déjà été pris avec les prestataires.
Il faut noter que la réunion de consolidation des notes doit avoir lieu peu de temps après celle au cours de laquelle la notation a été effectuée, afin d’éviter toute perte d’informations issues des discussions de groupe. Mais il est important de laisser du temps à la communauté pour reprendre ses activités normales.
Les négociations de ce genre permettent à la communauté de se sentir partie prenante du processus et démontre que les animateurs respectent le cahier de charges journalières de la communauté.
Cependant la date de cette réunion doit être négociée et définie de sorte à ne pas gêner la réunion d’interface à venir, qui en principe est convenue bien à l’avance pour laisser le temps aux prestataires de s’y préparer.
2.1 Au bureau de l’organisateur de la CCP, créez un tableau pour enregistrer les notes de tous les groupes de discussion de manière consolidée (afin d’avoir un résultat combiné pour chaque indicateur). Ce tableau consolidé présentera un consensus général sur les indicateurs d’une zone d’intervention. (Voir l’exemple ci-dessous)
2.2 Le jour prévu, les animateurs rencontreront les représentants des groupes de discussion. À la réunion, les représentants partageront l’un après l’autre les notes attribuées par les groupes. Les notes seront enregistrées dans le tableau. Les animateurs orienteront les discussions en posant des questions telles que : « Au regard des différents résultats, quelle est la vraie situation ? Quelle note peut représenter toutes les autres et la vraie situation ? » Ces questions permettront d’obtenir des notes représentatives. Point essentiel – les représentants doivent parler au nom de leur groupe.
2.3 Lorsque le groupe au complet se met d’accord sur une note consolidée, elle est enregistrée dans la case correspondante dans le tableau (voir ci-dessous). Les animateurs doivent amener les groupes à s’entendre sur des raisons convaincantes justifiant leurs notes et les inscrire dans le tableau.EXEMPLE - TABLEAU DE LA CARTE DE PERFORMANCES CONSOLIDÉE :
|
Indicateur |
Groupes de discussion |
Zone d’intervention 1 : Village 1 Notes |
Zone d’intervention 1 : Village 2 Notes |
Zone d’intervention 1 : Village 3 … etc. |
Note consolidée |
Raisons |
|
Indicateur 1 |
Hommes |
50 |
20 |
|
30 |
|
|
Femmes |
20 |
0 |
|
20 |
|
|
|
Garçons |
10 |
5 |
|
30 |
|
|
|
Filles |
80 |
50 |
|
60 |
|
|
|
Note consolidée |
45 |
25 |
|
50 |
Au moins 50 % du travail est effectué |
|
|
Indicateur 2 |
Hommes |
20 |
3 |
|
15 |
|
|
Femmes |
30 |
40 |
|
40 |
|
|
|
Garçons |
40 |
50 |
|
50 |
|
|
|
Filles |
30 |
100 |
|
80 |
|
|
|
Note consolidée |
30 |
70 |
|
45 |
Personnel toujours inadéquat |
|
2.4 Méfiez-vous des indicateurs qui ont obtenu des notes très différentes d’un village à l’autre et cherchez toujours à comprendre la raison de ces écarts avec les représentants. La note consolidée finale pourra changer après une analyse approfondie et un consensus sur la situation réelle. La note finale peut également être la moyenne des notes attribuées pour représenter toutes les préoccupations des groupes s’ils semblent convaincus de leur notation et la justifient avec des raisons valables.
Conseils en fin de rencontre pour la Préparation de la réunion d’interface (dialogue conjoint)
À la fin de l’exercice de consolidation des notes, rappelez une fois de plus aux représentants des groupes l’objectif de l’outil CCP. Parlez ensuite de la future réunion d’interface – confirmez la date, le lieu et les participants à la réunion.
Nommez deux représentants (assurez la parité hommes femmes) qui vont présenter la note consolidée aux prestataires de service pour la zone d’intervention. Ces représentants doivent être instruits et actifs dans la communauté. Les animateurs ainsi que les représentants nommés doivent garder des copies des notes consolidées ; les représentants les utiliseront pour préparer leur présentation et les animateurs les conserveront au cas où les représentants perdraient leur copie.
Les animateurs et les représentants de la communauté doivent faire le suivi des invitations pour s’assurer d’une bonne participation. Les participants à la réunion d’interface doivent au moins inclure :
Introduction
Savoir faire
Modules Connexes