Gestion des relations avec les donateurs

Introduction

La gestion des donateurs fait référence à des processus standardisés et à un système structuré de maintien des relations avec les donateurs actuels et potentiels. Le système vous permettra de suivre facilement les personnes qui font des dons, de comprendre leurs habitudes de dons et d'adapter votre communication à leurs besoins.

Pourquoi

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Cette boîte à outils est utile lorsque votre organisation:

• souhaite communiquer de manière proactive et fréquente avec les donateurs.
• souhaite établir et entretenir des relations avec les donateurs sur la base de cette communication.
• a besoin d'un système et d'une base de données pour traiter les dons entrants et délivrer des reçus de manière professionnelle.
• veut traiter les dons rapidement et professionnellement en suivant les procédures légales requises.

La finalité

En huit étapes, nous vous aiderons à concevoir un système de gestion des donateurs pour votre organisation. Vous trouverez ici une présentation étape par étape, des outils, des exemples et d'autres ressources pour la gestion des donateurs.

Étape 1: Comprendre les systèmes actuels

• Étudiez le système actuel et identifiez ce qui fonctionne, ainsi que les lacunes et les points à améliorer.
• Prêtez attention au processus de traitement des dons, au processus d'enregistrement des dons, à la reconnaissance des donateurs et à la communication avec les donateurs.
• Déterminez les domaines d'amélioration identifiés.

Étape 2: Établir besoin

• Évaluez la nécessité d'un nouveau système de gestion des donateurs avec la direction et les membres de l'équipe concernés : qu'attendez-vous de ce système?
• Examinez le système actuel et obtenez tous les détails des outils et processus actuels de gestion des donateurs.
• Regardez cette vidéo pour comprendre le cycle des relations avec les donateurs et l'importance de la gestion des relations avec les donateurs.

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Étape 3: Comprendre les donateurs

• Identifiez les différents types de donateurs et créez un profil du donateur idéal/typique pour chaque type de donateur. Pensez à l'âge, au sexe, aux motivations du don, à la région, etc..
• Étudiez le comportement et les habitudes de dons des anciens donateurs.
• Créez un profil des donateurs historiques de l'organisation, des donateurs attendus et de la manière dont ces donateurs répondront aux besoins de l'organisation en matière de collecte de fonds.

Étape 4: Plan d'engagement des donateurs

• Créez un plan spécifique sur la façon de cibler et d'engager chaque type de donateur .
• Établissez un calendrier d'engagement des donateurs, qui indique comment, quand et ce que vous allez communiquer aux donateurs et comment l'engagement individuel sera géré.
• Montrez le plan à la direction et à l'équipe pour qu'elles y contribuent et l'approuvent.

Étape 5: Système de gestion des donateurs

Créez des directives de gestion des dons pour tout le personnel concerné, en décrivant en détail chaque étape à suivre.

Les étapes typiques sont les suivantes:

• Enregistrez le don dès sa réception.
• Enregistrez les informations relatives au donateur (nom, adresse, numéro de contact, montant, type de don).
• Donnez une réponse rapide au donateur (lettre de remerciement).
• Ajoutez les coordonnées du donateur à votre liste de diffusion.
• Communiquez conformément au plan d'engagement des donateurs (voir l'étape précédente).

Étape 6: Base de données des donateurs

• Mettez à jour ou créez une base de données en veillant à ce qu'elle réponde à la capacité et aux besoins de l'équipe. Il peut s'agir d'un simple format Excel ou d'un autre logiciel si vous le souhaitez.
• Transférez toutes les informations existantes sur les donateurs vers la nouvelle base de données et comblez les lacunes existantes.
• Utilisez la base de données pour suivre les communications ainsi que le montant des dons et les détails concernant les donateurs. Une base de données est un élément clé du processus de traitement des dons et une bonne référence pour les informations.

Étape 7: Formation du personel et délégations

• Organisez une formation pour tous les membres du personnel impliqués dans la gestion des donateurs afin de présenter le système complet de gestion des donateurs.
• Assurez-vous que chacun est conscient de son rôle et de ses responsabilités, de qui est responsable de quoi, et de la manière de communiquer ce qui a été fait. Ceci est essentiel pour le bon fonctionnement du nouveau système.

Étape 8: Suivi

• Contrôlez régulièrement la mise en œuvre du système de gestion des donateurs et modifiez-le si nécessaire.
• Analysez les donateurs après la première année de mise en œuvre: y compris la rotation des donateurs (combien continuent leur soutien et combien ont cessé de donner), le cycle de vie, le potentiel d'engagement à long terme et/ou de bénévolat et le soutien en nature.
• Utilisez les résultats de l'analyse pour influencer la stratégie et l'approche de la collecte de fonds pour l'année suivante.

Key To Success

• Toute la documentation doit être simple et facile à utiliser: disposez de modèles prêts à l'emploi.
• Les pierres angulaires d'une bonne gestion des donateurs sont la transparence et la responsabilité.
• Les relations avec les (grands) donateurs doivent être développées et entretenues.

Défis

• L'équipe peut ne pas reconnaître l'importance du suivi des donateurs ou penser qu'elle n'a pas assez de temps/ressources pour cela.
• Si la communication avec les donateurs a été jusqu'à présent plus réactive que proactive, il peut être difficile de changer l'attitude de l'équipe.