Description de poste

Introduction

Une description de poste est une description détaillée des responsabilités qu'un employé est censé assumer et des tâches qui lui sont assignées. Il est important de s'assurer que chaque tâche nécessaire dans l'organisation est attribuée à un employé spécifique. Les descriptions de poste constituent un outil important de recrutement, d'orientation et d'évaluation des performances.

Pourquoi

"; Cette boîte à outils est utile pour une organisation qui:

• a besoin de clarté sur les tâches et les rôles, en particulier dans les situations où le personnel est surchargé ou les tâches ne sont pas réparties de manière égale.
• recrute de nouveaux employés et a besoin de descriptions de poste.
• souhaite créer ou modifier les descriptions de poste du personnel.

La finalité

En six étapes, nous vous aiderons à évaluer les rôles et les tâches des employés actuels et nouveaux et à (re)concevoir des descriptions de poste pour les personnes concernées. Vous trouverez ici un aperçu étape par étape, des outils, des exemples et d'autres ressources pour établir et (re)concevoir des descriptions de poste.

Étape 1: Etablir le besoin

• Identifiez le champ d'application au sein de l'organisation pour lequel les descriptions de postes doivent être (re)conçues. Les raisons de revoir les descriptions de poste peuvent être:
  • Lorsqu’une organisation est petite et en phase de démarrage, les fondateurs et les premiers membres du personnel se retrouvent à faire "tout ce qui doit être fait" plutôt que de répartir délibérément les zones de travail ou les tâches. Alors que l'organisation a grandi, il est temps de définir des descriptions de poste et de faire en sorte que les rôles et responsabilités de chacun soient clairs pour tous.
  • le personnel et les dirigeants peuvent se retrouver surchargés ou avoir du mal à rationaliser le travail.
  • les dirigeants doivent déléguer des tâches aux autres afin de pouvoir se concentrer sur le développement de l'organisation.
• Regardez cette vidéo pour comprendre pourquoi les descriptions de poste sont si importantes pour une organisation :

Étape 2: Revue

• Passez en revue les descriptions de poste existantes. Sont-elles proches de la description de ce que font réellement les gens ? Les gens font-ils plus d'un travail ? Quelles sont les lacunes à combler ?
• Passez en revue les fonctions de l'organisation. Veillez à inclure les fonctions requises actuelles et futures. Sur cette base, créez ou modifiez le schéma des fonctions de l'organisation. Ajoutez ou supprimez les tâches qui sont pertinentes ou non pour l'organisation.

Regardez cette vidéo sur l'analyse des postes pour avoir une idée générale de la manière dont vous pouvez utiliser les descriptions de postes:

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Étape 3: Atelier sur les fonctions

• Organisez un atelier avec les responsables et les membres du personnel concernés.
• Utilisez le schéma des fonctions, créé lors de l'étape précédente.
• Créez/ajustez les descriptions de fonctions de chaque personne de manière à refléter fidèlement le rôle de chacun. Gardez à l'esprit les points suivants:
  • Les résultats attendus pour chaque rôle sont-ils clairs ?
  • Les responsabilités sont-elles clairement réparties entre les équipes, les domaines de travail et les personnes ?
  • Les dirigeants ont-ils le soutien dont ils ont besoin ?
  • Les attentes à l'égard de chaque membre du personnel sont-elles claires et mesurables ?
• Identifiez les tâches/rôles qui ne sont pas attribués. Décidez de les attribuer à quelqu'un ou de les recruter, en fonction du budget disponible et des besoins de l'organisation.

Étape 4: Participation du personnel

• Informez tous les membres de l'organisation du ou des nouveaux postes ouverts.
• Encouragez le personnel à partager ses réactions et ses opinions sur les projets appropriés, les attentes et les responsabilités du ou des nouveaux membres du personnel.
• Veillez à ce que chaque employé comprenne le besoin, le rôle et les responsabilités, ainsi que tout changement éventuel dans son rôle. C'est la première étape pour que le futur employé se sente bien accueilli dans l'organisation et pour gérer efficacement le changement pour le personnel existant.

Étape 5: Rédiger les descriptions de poste

• Fixez des échéances claires pour chaque étape du processus de recrutement.
• Rédigez une annonce de vacance. Il ne s'agit pas seulement d'une description de poste, mais aussi d'informations de base sur l'organisation, les exigences en matière de formation et d'expérience pour le poste, et la procédure de candidature (voir exemples).
• Déterminez le support dans lequel l'annonce sera publiée : les instructions de candidature peuvent varier en conséquence.
• Documentez le processus de recrutement pour une utilisation ultérieure.

Étape 6: Recrutement

• Publier l'offre d'emploi par des canaux internes (site web de l'organisation, médias sociaux, réseaux) et externes (sites ou organisations de recrutement).
• Encouragez le personnel à partager l'annonce de la vacance de poste au sein de ses réseaux.
• Envisagez de promouvoir le poste vacant en interne parmi les bénévoles et le personnel s'il y a des candidats appropriés dans l'équipe, car ils connaissent déjà l'organisation et ont fait leurs preuves.

Key To Success

• Lorsque vous utilisez le schéma des fonctions, dirigez la discussion en posant des questions. Laissez les membres de l'organisation concernés donner les réponses. Laissez les gens voir la preuve de qui assume trop de responsabilités et en tirer les conclusions par eux-mêmes.
• Lorsque vous rédigez les descriptions de poste, ne partez pas du principe que l'employé comprendra automatiquement ce que l'on attend de lui. Soyez aussi détaillé et spécifique que possible lorsque vous décrivez le rôle et les responsabilités.
• Référez-vous régulièrement à la description de poste, par exemple lors des évaluations, pour voir si elle est toujours d'actualité et pertinente et apportez des modifications si nécessaire.

Défis

• Une organisation a souvent des descriptions de poste qui ne correspondent pas à la réalité de ce que chaque membre fait réellement.
• Le manque de ressources humaines pour une bonne répartition des tâches, ce qui conduit les gens à avoir des rôles multiples.