Structure organisationnelle

Introduction

La structure organisationnelle est un système utilisé pour définir la hiérarchie au sein d'une organisation et généralement représentée par un organigramme.

Pourquoi

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Cette boîte à outils est utile lorsque votre organisation:

• est dans une phase initiale et ne dispose pas d'un organigramme défini.
• dispose d'une structure organisationnelle mais souhaite la revoir et l'améliorer, par exemple pour que les lignes hiérarchiques et de communication soient plus claires et que les différents rôles et responsabilités soient coordonnés.
• a un plan de croissance ou de restructuration des programmes et doit planifier la structure organisationnelle en conséquence, afin de créer un scénario futur pour la croissance et l'expansion de l'organisation et la planification potentielle de la succession.

La finalité

En huit étapes, cette boîte à outils vous guide dans la création et la cartographie de votre structure organisationnelle. Vous y trouverez un guide étape par étape, des outils, des exemples et d'autres ressources pour concevoir ou redéfinir votre structure organisationnelle.

Étape 1: Établir le besoin

 

• Discutez avec l'équipe de l'importance d'avoir ou de renouveler la structure organisationnelle.
• Convenez avec l'équipe d'entreprendre une évaluation de la structure organisationnelle et d'élaborer une structure organisationnelle.
• Désignez une personne chargée de faire avancer le projet. Il peut s'agir d'un membre de l'équipe en charge des ressources humaines, d'un membre de l'équipe de gestion, d'un membre du conseil d'administration ou d'un bénévole hautement qualifié.

 

Regardez cette vidéo pour une introduction aux bases de la structure organisationnelle.

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Étape 2: Comprendre la structure actuelle

• Étudiez la structure actuelle et la répartition des tâches au sein de l'organisation en lisant les descriptions de poste et en interrogeant le personnel de l'organisation pour comprendre:
  • Les profils de poste
  • Les lignes hiérarchiques
  • Les rôles et responsabilités
  • Le flux de communication
  • La prise de décision

Étape 3: Analyse de l'organogramme

• Analysez la structure organisationnelle actuelle, identifiez les lacunes et les problèmes critiques.
• Réalisez un exercice de définition des fonctions (s'il n'existe pas encore) pour répartir les responsabilités et les tâches de manière plus équitable et identifier la nécessité de créer de nouveaux postes. Cet outil est également expliqué et utilisé dans la boîte à outils Description de Postes.
• Élaborez des recommandations d'améliorations en réalisant un organigramme prospectif. Ce document d'une page vous donne quelques lignes directrices.

Étape 4: Créer ou mettre à jour l'organigramme

• Discutez de l'organigramme prospectif avec votre équipe.
• Créez une version définitive de l'organigramme et faites-la approuver.
• Regardez le tutoriel ci-dessous sur la façon de dessiner un organigramme dans Excel.
• Déterminez si de nouveaux postes sont nécessaires.
• Présentez la nouvelle structure au conseil d'administration et obtenez son approbation.

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Étape 5: Plan de recrutement

• Créez un plan d'action pour le recrutement si des postes vacants ont été identifiés.
• Rédigez les annonces de postes vacants.
• Rédigez des descriptions de poste pour tous les postes.

Étape 6: Organigramme futur

• Discutez d'un organigramme futur (approximatif) vers une structure plus professionnelle avec les responsables de l'organisation.
• Veillez à ce que la structure soit suffisamment souple pour s'adapter aux nouveaux projets et à la croissance.

Étape 7: Partager

• Partagez l'organigramme actuel et futur et célébrez-le avec les dirigeants et le personnel de l'organisation.
• Annoncez officiellement les postes à pourvoir à toute l'équipe et ouvrez-les aux candidatures internes et externes.
• Veillez à ce que chaque membre ait une compréhension claire de son rôle et de la manière dont il s'inscrit dans la structure générale. Chacun doit savoir à qui il doit faire rapport et qui il doit consulter pour obtenir des informations.

Étape 8: Suivi

• Organisez un atelier avec tous les membres du personnel, trois ou quatre mois après la mise en œuvre de l'organigramme, pour vous assurer que la structure organisationnelle prospective n'est pas seulement sur papier, mais qu'elle a effectivement été mise en œuvre.
• Mesurez l'impact et l'efficacité de la nouvelle structure, par exemple à l'aide d'une matrice RASCI, et évaluez le sentiment des membres du personnel à l'égard de la nouvelle structure.

Key To Success

• L'ensemble du personnel doit être interrogé pour comprendre la structure actuelle: les membres du personnel peuvent avoir un point de vue différent de celui des dirigeants sur la structure.
• Afin de favoriser l'appropriation du nouvel organigramme, le processus d'élaboration d'une nouvelle structure doit être consultatif et impliquer autant que possible les dirigeants et le personnel. L'ensemble de l'équipe doit approuver l'organigramme.
• L'organigramme doit être simple et facile à comprendre et adapté à la taille et aux ressources de l'organisation.

Défis

• Le besoin immédiat de la structure organisationnelle et des rôles et responsabilités définis peut ne pas être ressenti, bien qu'il y ait un sentiment de conflit.
• La structure organisationnelle existe sur papier mais est devenue obsolète.