Mise en place de systèmes administratifs

Introduction

Les systèmes administratifs désignent les systèmes et les processus de classement et de tenue des dossiers, la correspondance de bureau, la gestion des visiteurs et des appels téléphoniques, la communication interne, la gestion financière et d'autres tâches administratives. Ces systèmes doivent être compris et suivis par tous les membres du personnel afin d'assurer le bon fonctionnement de votre organisation.

Pourquoi

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Cette boîte à outils est utile pour votre organisation lorsque vous :

• devez mettre en place un système administratif de base. voulez améliorer le système administratif existant, pour être plus efficace et utiliser le temps des gens de manière effective.

La finalité

En six étapes, cette boîte à outils vous guide dans la mise en œuvre ou l'amélioration d'un ou plusieurs systèmes administratifs dans votre organisation. Vous y trouverez un guide étape par étape, des outils, des exemples et d'autres ressources pour la mise en place de systèmes administratifs.

Étape 1: Réunion de planification avec l'équipe

• Discutez de la nécessité de disposer de systèmes administratifs efficaces, avec les dirigeants et le personnel clé.
• Identifiez qui, au sein de l'organisation, aidera à mettre en place les systèmes administratifs de base ou à évaluer et améliorer les systèmes actuels.
• Identifiez qui sera chargé de faire fonctionner le système. Travaillez en étroite collaboration avec cette personne pour développer les systèmes.
• Convenez qu'une formation sera organisée une fois que les nouveaux systèmes administratifs seront en place.

Veuillez regarder cette vidéo pour comprendre la fonction de l'administration dans une ONG (seulement disponible en anglais):

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Étape 2: Évaluation et analyse des lacunes

• Utilisez cette liste de contrôle des systèmes administratifs pour évaluer les pratiques administratives actuelles de l'organisation.
• Travaillez en étroite collaboration avec le personnel pour comprendre les pratiques actuelles et identifier les domaines d'amélioration et les lacunes.
• Décidez des processus qui devront être développés et mis en place.

Étape 3: Développement des systèmes

• Discutez avec le chef et le personnel des processus à suivre dans chaque système de domaine organisationnel (par exemple la gestion des visiteurs, les communications externes/internes du bureau, le classement et la tenue des dossiers et la gestion financière). Afin de les évaluer plus en profondeur, vous pouvez utiliser la boîte à outils Central Filing System (Système de Classement Central) ou Internal Office Communication (Communication Interne au Bureau) sur le site web de la Change the Game Academy (seulement disponible en anglais).
• Créez des modèles pour standardiser certains processus (par exemple, code de téléphone, exemples de réponses par e-mail, etc.) si possible.

Étape 4: Documentation

• Documentez tous les processus dans un court manuel, afin de faciliter l'utilisation du système. Le manuel doit être facile à comprendre pour les membres du personnel actuels ainsi que pour les nouveaux arrivants.

Étape 5: Formation

• Formez le personnel au fonctionnement du système.
• Introduisez le manuel comme ligne directrice pour toutes les personnes impliquées dans les processus administratifs.
• Assignez des rôles et des responsabilités clairs aux différentes personnes concernées.

Étape 6: Suivi

• Soutenez le personnel de l'organisation dans la mise en œuvre des nouveaux systèmes administratifs. La mise en œuvre d'un nouveau système nécessitera une période critique d'environ trois mois au cours de laquelle l'organisation devra déployer de grands efforts pour apprendre et s'adapter aux nouvelles méthodes de travail.
• Effectuez un suivi régulier et motivez le personnel pour vous assurer qu'il ne laissera pas tomber le nouveau système et reviendra aux anciennes pratiques.

Clé de réussite

• Il est important de documenter avec précision les processus administratifs afin de s'assurer qu'ils sont suivis par tous. Ces documents sont un excellent outil d'initiation pour les nouveaux arrivants.
• Il est important de documenter avec précision les processus administratifs afin de s'assurer qu'ils sont suivis par tous. Ces documents sont un excellent outil d'initiation pour les nouveaux arrivants.
• Tout doit être aussi simple que possible, car il se peut qu'il n'y ait pas de personnel à plein temps pour gérer les systèmes. Des systèmes administratifs plus sophistiqués peuvent être mis en place à un stade ultérieur.

Défis

• Il se peut qu'aucun personnel administratif à plein temps ne soit disponible.
• Les dirigeants et les autres membres du personnel doivent se sentir impliqués pour effectuer le travail administratif.