Introdução

Os sistemas administrativos referem-se a sistemas e processos para arquivamento e manutenção de registros, correspondência do escritório, gerenciamento de visitantes e chamadas telefônicas, comunicação interna, gestão financeira e outras tarefas administrativas. Esses sistemas devem ser compreendidos e seguidos por todos os membros da equipe para garantir o bom funcionamento da sua organização.

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Justificativa

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Este kit de ferramentas é útil para a sua organização quando:

• precisa de estabelecer um sistema administrativo básico.
• pretende melhorar o sistema administrativo existente, para ser mais eficiente e utilizar o tempo das pessoas de forma eficaz.

O que você pode esperar

Em seis etapas, este kit de ferramentas orienta você na implementação ou melhoria de um ou mais sistemas administrativos em sua organização. Aqui você encontrará um guia passo a passo, ferramentas, exemplos e outros recursos para criar sistemas administrativos.

Passo 1: Reunião de planejamento com a equipe

• Discuta a necessidade de se ter sistemas administrativos eficientes com os líderes e os principais funcionários.
• Identifique quem na organização ajudará a estabelecer sistemas administrativos básicos ou avaliará e melhorará os sistemas atuais.
• Identifique quem será responsável por manter o sistema em funcionamento. Trabalhe em estreita colaboração com essa pessoa para desenvolver os sistemas.
• Acordem que será realizado um treinamento assim que os novos sistemas administrativos estiverem em vigor.

Assista a este vídeo para compreender a função da administração em uma ONG:

Para ativar as legendas, clique em configurações (a 'roda') e depois em 'Legendas' uma ou mais vezes até ver 'Tradução automática', onde você pode escolher o português em uma lista de idiomas.

Passo 2: Avaliação e análise das lacunas

• Utilize esta Lista de verificação dos sistemas administrativos para avaliar as práticas administrativas atuais da organização. 
• Trabalhe em estreita colaboração com a equipe para compreender as práticas atuais e identificar áreas de melhoria e lacunas.
• Decida quais processos precisarão ser desenvolvidos e implementados.

Passo 3: Desenvolvimento de sistemas

• Discuta com o líder e a equipe quais processos devem ser seguidos em cada área organizacional (por exemplo, gestão de visitantes, comunicações externas/internas do escritório, arquivamento e manutenção de registros e gestão financeira). Para avaliá-los mais detalhadamente, você pode utilizar o kit de ferramentas Sistema Central de Arquivamento ou Comunicação Interna do Escritório (ambos em inglês) neste site da Change the Game Academy.
• Crie modelos para padronizar determinados processos (por exemplo, código telefônico, modelos de respostas por e-mail, etc.), se possível.

Passo 4: Documentação

Documente todos os processos em um manual resumido, para facilitar o uso do sistema. O manual deve ser de fácil compreensão para os funcionários atuais, bem como para os novos contratados.

Passo 5: Instrução

• Instrua a equipe sobre como operar o sistema.
• Apresente o manual como um guia para todos os envolvidos nos processos administrativos.
• Atribua funções e responsabilidades claras às diferentes pessoas envolvidas.

Passo 6: Acompanhamento

• Forneça suporte à equipe da organização na implementação dos novos sistemas administrativos. A execução de um novo sistema exigirá um período crítico de aproximadamente três meses, durante o qual será necessário um grande esforço da organização para aprender e aderir às novas formas de trabalhar.
• Acompanhe regularmente e motive a equipe para garantir que eles não abandonem o novo sistema e voltem às práticas antigas.

Chaves para o sucesso

• É importante documentar com precisão os processos administrativos para garantir que todos os envolvidos os sigam. Esses documentos são uma excelente ferramenta de integração para novos colaboradores.
• O processo de criação ou revisão dos sistemas administrativos deve ser realizado com a participação dos funcionários relevantes, a fim de garantir que sejam adequados e úteis para eles.
• Tudo deve ser mantido o mais simples possível, pois pode não haver funcionários em tempo integral para lidar com os sistemas. Sistemas administrativos mais sofisticados podem ser configurados em uma fase posterior.

Desafios

• Pode não haver pessoal administrativo em tempo integral disponível.
• Os líderes e outros membros da equipe devem se sentir envolvidos na conclusão do trabalho administrativo.